УТВЪРДИЛ:    

ДИМИТЪР КОЛЕВ

Кмет на Район „Западен” – Община Пловдив

Утвърдени със Заповед №РД-09-10/07.01.2020г.

Ж.Дошева  п

 Секретар на Район „Западен”

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА
АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В РАЙОН „ЗАПАДЕН”

На основание чл. 5а, ал. 1 от Закона за администрацията и чл.1, ал.2 от Наредбата за административното обслужване.

І.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Район „Западен” служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Район „Западен” се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс (АПК), Наредбата за административното обслужване, Хартата на клиента на Район „Западен” и на правилата в Инструкцията за деловодната дейност в Район „Западен”.

Чл.3. “Административно обслужване” /АО/ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на  Район „Западен”.

Чл.4./1/.”Комплексно административно обслужване” /КАО/ е това обслужване, при което административната услуга се извършва от служителите на  Район ”Западен”, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

/2/. Комплексното информационно обслужване се осъществява чрез координация на отговорностите и задълженията на служителите от съответните структурни звена, отговорни за изпълнение на съответната услуга. Непосредствена отговорност за изпълнение на междуведомственото обслужване носи служителят до когото е резолиран документът.Когато резолюциите са повече от една, тогава отговорност за съгласуване, обобщаване на информацията и изготвяне на отговора в срок има посоченият на първо място в резолюциите.

/3/Служителите не могат да изискват предоставяне на информация или документ, които са налични при тях, а ги осигуряват служебно за нуждите на съответното производство.

Чл.5.Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента и оповестени чрез интернет страницата на Район «Западен» и на информационното табло.

Чл.6.  “Административна услуга” е:

  1. издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
  2. издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
  3. извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
  4. консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
  5. експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

Чл.7./1/ Район „Западен” – Община Пловдив приема писмено или устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги, съгласно чл.29 от АПК.

/2/ Пред Район „Западен” – Община Пловдив потребителите на административни услуги се представляват по закон и по пълномощие по реда на Гражданския процесуален кодекс, като могат да се представляват и от други граждани или организации с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа.

/3/ Писмените искания (жалби, протести, сигнали и предложения), приети от служителите в звената за административно обслужване, се регистрират по общия ред, съгласно Вътрешните правила за регламентиране на вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в Район „Западен” – Община Пловдив и Устройствения правилник на общинската администрация на Район „Западен” – Община Пловдив.

/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, подписан от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, и се регистрират по общия ред, съгласно чл.29, ал.5 от АПК и Наредбата за административното обслужване /Приета с ПМС № 246 от 13.09.2006 г./.

/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на жалбата и/или сигнала в Район „Западен” – Община Пловдив.

/6/ За исканията, подадени по пощата, включително и по електронната, по факс, в извън работно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.

Чл.8/1/ Районната администрация осъществява обратна връзка с потребителите на услуги и чрез:

  1. Кутия за предложения и сигнали за нередности, както и сигнали за корупция във фоайето на ет.1 на администрацията
  2. Приемен ден на Кмета  – всеки работен ден от 11ч. до 12ч.

Чл.9.Веднъж месечно, до 10-то число, Секретаря на района, отваря кутията за предложения и сигнали за нередности и корупция, съвместно със служител от деловодството, който изготвя протокол за наличието на постъпили сигнали, като ги завежда в специален регистър и ги разпределя на съответните длъжностни лица за предприемане на последващи действия.

ІІ.ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.10. Административното обслужване в Район „Западен”се осъществява чрез:

І.Обща администрация :

1.Отдел „Административно-правно обслужване”

2. Отдел „Финанси, стопански дейности и жилищна политика”

ІІ. Специализирана администрация:

1.Дирекция „Устройство на територията, образование, здравеопазване и социални дейности, гражданска регистрация”

2.Звено „Екология”

Чл.11. В Район „Западен” е разработена и внедрена административна информационна система „Акстър Офис”, която осигурява поддържането и обработката на данните за оборота на документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнението на административните процедури.

Чл.12. ”Акстър Офис” осигурява:

  1. Регистриране и пренос на всички постъпили в администрацията документи до съответния отговорен служител;
  2. Възлагане на задачи, отчитане и следене на тяхното изпълнение;
  3. Реализация на електронен архив

Чл.13.В системата „Акстър Офис” се описва йерархията на организацията, като всеки служител получава потребителско име и парола, с които се идентифицира в нея. В зависимост от длъжността служителят получава задачи, изпълнява ги, пренасочва ги и контролира изпълнението.

Чл.14.Постъпване на жалби и сигнали:

1.Всяка жалба и/или сигнал са завеждат в деловодната система „Акстър Офис”

2.Извършва се проверка на точността на доставките и тяхната комплектованост

3.Извършва се разпределение на документите, съобразно въпросите, които касаят, в съответствие с деловодната система „Акстър Офис”

4.Извършва се проверка за вече образувани преписки по тематиката. При наличие на такава връзка, документът се свързва със съществуващата преписка.

5.Записва се входящ номер, дата

Чл.15.Получените факсове и материали от електронната поща се предават за записване и отразяване в деловодната система.

Чл.16. (1)  Разпределението на входящата кореспонденция по звена и направления се извършва след резолюция от кмета на района, зам.-кмет или Секретар. След регистрация в деловодството, документа се насочва към служителя, отговорен съгласно резолюцията и възможностите на системата „Акстър Офис”. Когато резолюцията съдържа повече от един изпълнител, отговорен за изготвяне на отговор е посоченият на първо място в резолюцията.

         (2)  Изготвянето на отговорите на жалбите и/или сигналите е съобразено със сроковете, указани в Административнопроцесуалния кодекс и Наредбата за административното обслужване.

Чл.17. Контрол по спазването на сроковете се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

1.Кмет;

2.Заместник-кметове;

3.Секретар на Района;

4.Ръководители на звена – директор на дирекция, началник на отдел.

 Чл.18. Жалбата и/или сигнала се снемат от контрол с изпращане на отговор до заинтересованото лице, с който се:

  • Удовлетворяват исканията на жалбоподателя т.е предприемат се действия по изложените в жалбата/сигнала оплаквания
  • Искат допълнителни уточнения
  • Препраща се по компетентност
  • друго

Чл. 19. (1) Жалбите, предложенията и сигналите могат да бъдат писмени или устни, да бъдат подадени лично или чрез упълномощен представител, по телефон, факс или електронна поща.

(2) Всички писмени жалби, предложения и сигнали от граждани се регистрират в деловодството на общината по следния ред:

1. Документите, изпратени до общината от държавни органи, от юридически или физически лица се завеждат в АИС по общия ред.

2. При подаване на документите се извършва проверка на всички реквизити и приложения към тях, завеждат се и при необходимост се образува служебна преписка.

(3) За направените устни жалби, предложения и сигнали се съставя протокол от служителя, пред когото са направени и същият се регистрира по общия ред.

(4) При подаване на писмена жалба, предложение и сигнал от група граждани, служителят в деловодството е длъжен да поиска име и адрес за кореспонденция. Ако вносителят откаже да даде данни за кореспонденция или документът е дошъл по пощата без такъв реквизит се регистрира в АИС, но се счита за анонимен.

(5) Жалби, предложения и сигнали, подадени до общинска администрация, без да са от нейната компетентност, се препращат в 7 (седем) дневен срок от постъпването им до компетентния орган, освен ако има данни, че въпросът е отнесен и до него. За препращането на предложения или сигнали се уведомяват подателите им.

(6) Решението по жалбата, предложението или сигнала се взема в писмена форма от кмета на общината по реда на чл. 114 от АПК.

Чл. 20. Не се образува производство по анонимни жалби, предложения или сигнали, както и по такива, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

Чл. 21. Проблемите, поставени в жалба, предложение или сигнал не могат да се решават от органите или длъжностните лица, срещу чиито действия са подадени, освен ако те приемат, че са основателни и ги уважат.

Чл. 22. Решението по подадена жалба, предложение или сигнал се взема в двумесечен срок от постъпването му. Когато особено важни причини налагат, срокът може да бъде продължен от по-горестоящия орган, но с не повече от един месец, за което се уведомява подателят.

Чл. 23. Производството по жалби, предложения и сигнали на граждани се прекратява с изпълнение на решението.

Чл.24. (1)Контролът по изпълнението на постъпили жалби и сигнали се осъществява от всеки ръководител по отношение на подчинените му и от Секретаря на общината по отношение на всички служители от общинска администрация.

(2) За всяко закъснение в срока за отговор, длъжностното лице осъществяващо сроков контрол, подава сигнал към Секретаря на Общината за съответно управленско въздействие.

(3)Контрол може да се осъществява и от страна на потребителите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им в електронната система Акстър Офис, както и чрез подаване на жалба по отношение качеството на извършената административна услуга.

ІІІ.СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

 Чл.25. При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява комплексно обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.

 Чл.26. (1)Служителите,  определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:

  1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;
  2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗНАФ;
  3. да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
  4. да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
  5. да предоставят незабавно за регистрация незаведени преписки/кореспонденция от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
  6. да не обработват документи, които не са:  регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния  или прекия ръководител;
  7. заместващите задължително да обработват документи / регистрирани, резолирани/ на/до замествания колега;
  8. да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
  9. при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
  10. при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
  11. да предават документите за експедиция в деловодството с:
  12. точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);
  13. входящия номер на писмото, на което се отговаря.

      (2). Длъжностните лица, които предоставят или извършват административни услуги по § 1, т. 2, букви “в”, “г” и “д” от допълнителната разпоредба на Закона за администрацията, са длъжни да ги предоставят или извършат в срок не по-дълъг от 30 дни, освен ако в специален закон е предвидено друго.

Чл.27. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

  1. да контролират движението на документите и на изпълнението на услугите в деловодната електронна система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
  2. да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

чл.28. На всеки шест месеца Секретаря на района изготвя до Кмета на района доклад за точното и своевременно попълване на всички дани в регистъра сигналите и жалбите, в това число и постъпилите по електронен път.

Чл.29.За последователността на действията във връзка с регистрацията, резолирането, движението на документите, изпълнението и контрола на задачите по административното обслужване се спазват изискванията на Вътрешните правила за регламентиране на вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в Район „Западен” – Община Пловдив.

 Чл.30. /1/ Изходящите документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на Район „Западен” подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране (класиране към дело) и един, който остава заедно с преписката, при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

/3/.Формата на заявленията/исканият, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административните услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел І от АПК.

ІV. РЕД ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ДОСТЪП ДО ОБЩЕСТВЕНА ИНФОРМАЦИЯ

Чл.31. Обществена информация по смисъла на Закона за достъп на обществена информация (ЗДОИ) е всяка информация, свързана с обществения живот в Република България и даваща възможност на гражданите да си съставят собствено мнение относно дейността на задължените по закона субекти.

Чл. 32. Право на достъп до обществена информация имат:

1. гражданите на Република България;

2. чужденците и лицата без гражданство;

3. юридическите лица.

Чл. 33. (1) Достъп до обществена информация се предоставя въз основа на писмено заявление по образец или устно запитване.

(2) За писмено заявление се счита и заявлението, постъпило на електронната поща

(3) Устните искания за достъп до обществена информация се завеждат в нарочно създаден регистър.

 Чл.34. Ст.юрисконсултът разглежда писмените исканията за достъп до обществена информация и изготвя исканата обществена информация.

Чл. 35. Когато ст.юрисконсултът прецени, че администрацията  не разполага с исканата информация, но има данни за нейното местонахождение, в 14-дневен срок от получаване на заявлението то се препраща на компетентната институция, като за това се уведомява писмено заявителя.

Чл.36.Редът за разглеждане и предоставяне на достъп до обществена информация, както и сроковете за предоставянето й са регламентирани в Закона за достъп до обществена информация. 

V.АДМИНИСТРАТИВНО-НАКАЗАТЕЛНА ОТГОВОРНОСТ

Чл. 37. Длъжностните лица от всички управленски нива и изпълнителите, на които се възлага изпълнението на решения и задачи, носят лична отговорност пред прекия си ръководител.

Чл. 38. Неизпълнението на разпоредбите на настоящите Вътрешни правила се счита за дисциплинарно нарушение  и е основание за търсене на дисциплинарна отговорност.

Чл. 39. Кметът на Район „Западен” може да налага дисциплинарни наказания, съобразно разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за държавния служител на служители от районната администрация, които не изпълнят възложена задача или  решение, което произтича от изискванията на тези вътрешни правила и е във връзка с преките им служебни задължения.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

     §1. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.

      §2. Контролът по спазване на вътрешните правила за организация на административното обслужване се осъществява от Секретаря на Общината.

     § 3. Настоящите Вътрешни правила отменят Вътрешни правила за организация на административното обслужване в Район „Западен”, утвърдени със Заповед № РД-09-185/21.07.2016 г. на Кмета на Район „Западен”.

     § 4. За неуредените в настоящите Вътрешни правила въпроси се прилагат разпоредбите на АПК и подзаконовите нормативни актове, уреждащи тази дейност, Закона за администрацията, Наредба за административното обслужване, Вътрешните правила за регламентиране на вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в Район „Западен”, Харта на клиента в Район „Западен” и Устройствения правилник на Район „Западен”.

     § 5. Правилата се актуализират незабавно при всяко изменение на нормативната уредба, регулираща организацията на административната дейност.                         

     § 6. Настоящите правила са утвърдени със Заповед №РД-09-10 от 07.01.2020г. на Кмета на Район „Западен” и влизат в сила на 10.01.2020г.